Ebenso wie Privatreisen sind Geschäftsreisen mit einem Verpflegungsmehraufwand verbunden. Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber außerhalb der üblichen Arbeitsstätte eingesetzt werden, haben nur für die ersten drei Monate die Möglichkeit, den Verpflegungsmehraufwand pauschal geltend zu machen. Diese Regelung hat nur dann Gültigkeit, wenn sich der Arbeitnehmer während dieser Frist an derselben auswärtigen Arbeitsstätte befindet. Bei Unterbrechung dieser Dreimonatsfrist beginnt mit einem neuen Einsatz diese Frist von Neuem. Ist der Arbeitnehmer an mehreren Einsatzorten tätig, gilt die dreimonatige Frist ebenfalls nicht.

Pauschalbeträge

Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG staffeln sich die Pauschalbeträge. Danach stehen dem Reisenden bei einer Abwesenheit von zu Hause von mindestens acht Stunden 12 Euro zu. Ist der Reisende vom An- und Abreisetag weniger als 24 Stunden von zu Hause weg, dann erhält er ebenfalls 12 Euro pro Tag. Bei einer mehrtägigen Geschäftsreise liegt die Abwesenheit von zu Hause bei mehr als 24 Stunden. In diesem Fall erhält der Reisende 24 Euro täglich. Ist der Reisende weniger als acht Stunden unterwegs, konnte er für 2013 sechs Euro geltend machen; seit 2014 ist diese Stufe nicht mehr vorhanden. Bei auswärtigen Tätigkeiten, die weniger als acht Stunden erfordern, gibt es keine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand. Diese Pauschalen gelten bei Reisen innerhalb Deutschlands. Für Auslandsreisen gelten andere Pauschalen.

Mehraufwendungen

Arbeitnehmer erhalten die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen steuer- und sozialabgabenfrei vom Unternehmen erstattet. Das Finanzamt prüft nicht nach, ob dem Arbeitnehmer weniger, mehr oder keine Kosten bei seinem Aufenthalt am Zielort entstanden.

Selbstständige und Freiberufler haben ebenfalls mehr Aufwendungen

Selbstständige und Freiberufler haben ebenfalls mehr Aufwendungen für Verpflegung bei Geschäftsreisen. Ihnen steht ebenfalls die Möglichkeit der Pauschalierung der Verpflegungskosten zu. Diesen Kostenfaktor buchen sie als Betriebsausgaben und schmälern damit ihren Gewinn. Für alle Reisenden gelten die Regeln für den An- und Abreisetag. Für diese Tage eine Verpflegungspauschale von 12 Euro pro Tag.

Geschäftsreisen

Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand bei Geschäftsreisen und auswärtigen Tätigkeiten gelten für Arbeitnehmer, Selbstständige und Freiberufler gleichermaßen. Für alle Reisenden sind die Kosten für Essen und Getränke teurer als zu Hause. Bis 2013 gab es drei Stufen, wobei die erste Stufe eine Reisezeit unter acht Stunden ausmachte. Diese Stufe fiel mit dem neuen Reisekostenrecht, das zum 1. Januar 2014 in Kraft trat, vollständig weg.

UStG

Bei Arbeitnehmern erstattet der Arbeitgeber die pauschalierten Kosten für die Verpflegung. Diese Erstattungen sind für den Arbeitnehmer steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Selbstständige und Freiberufler, die nicht nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, setzen die bezahlte Mehrwertsteuer als Umsatzsteuer von der Steuerlast ab. Mehr Informationen erhalten Sie zum Download bei Formblitz.