Bei Geschäftsreisen, die ins Ausland führen, stellen sich bei der Reisekostenabrechnung Fragen bezüglich Umsatzsteuer im Ausland und Umrechnungskurse der Währung. Fragen, für die Unternehmer und Freiberufler nach einer Antwort suchen. Auch Arbeitnehmer, die eine Geschäftsreise außerhalb der Eurozone unternehmen, brauchen die offiziellen Wechselkurse der Fremdwährungen.

Wechselkurse

Monatlich veröffentlicht das deutsche Bundesfinanzministerium die durchschnittlichen Wechselkurse, die Reisende für die Umrechnung in Euro verwenden. Die Umrechnung für die Reisekostenabrechnung orientiert sich an dem Monat, in welchem die Ausgabe erfolgte. Das Bundesfinanzministerium bezeichnet die Währungstabelle missverständlich mit „Umsatzsteuer-Umrechnungskurse“. Real haben die Währungstabellen jedoch Geltung für jeden Steuerzahler, der bei Geschäftsreisen im Ausland Zahlungen tätigt und für sein Geschäft Rechnung in Fremdwährung schreibt.
Die monatlichen Umrechnungstabellen des BMF sind deshalb in diesem Umfang notwendig, weil die Währungskurse täglichen Schwankungen unterliegen. Um das Risiko bei Wechselkursen und damit Steuerausfälle zu reduzieren, berechnet das Bundesfinanzministerium jeden Monat die durchschnittlichen Wechselkurse neu und veröffentlicht die Tabellen.

Mehrwertsteuer

Wie auch in Deutschland gibt es in vielen anderen Staaten die Mehrwertsteuer. Reisenden, die sich geschäftlich im Ausland aufhalten, bleiben davon nicht verschont. Bei Reisen innerhalb der EU-Mitgliedsstaaten ist größtenteils die Erstattung im Ausland bezahlter Umsatzsteuer möglich. Jedenfalls bei den Staaten, die sich am Umsatzsteuer-Vergütungsverfahren beteiligen und die gezahlte Umsatzsteuer mindestens 25 Euro pro Kalenderjahr beträgt.

Voranmeldung

Diese Umsatzsteuer kommt nicht in die Umsatzsteuervoranmeldung, sondern muss bei der Finanzbehörde des jeweiligen Landes beantragt werden. Derzeit sind am Umsatzsteuer-Vergütungsverfahren 27 Mitgliedstaaten der EU beteiligt. Weitere Abkommen gibt es mit den USA, Kanada, Japan, Island, Mazedonien, Norwegen, Liechtenstein und der Schweiz.

Erstattung

Die Erstattung der Umsatzsteuer bei Reisen in die USA ist derzeit nicht möglich. In den Vereinigten Staaten von Amerika gibt es keine Umsatz- und Mehrwertsteuer, sondern die „sales and use tax“, eine Umsatz- und Verbrauchssteuer. Die Folge ist: Es gibt keinen Vorsteuerabzug und damit auch keine Erstattung der dort bezahlten „sales and use tax“.
Die Voraussetzungen für die Nutzung des Umsatzsteuer-Vergütungsverfahrens legt das Bundesfinanzministerium vor. Teilnehmen können Unternehmen und Freiberufler, die in Deutschland der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Beide verfügen im betreffenden Staat weder über Betriebsstätten noch Filialen. Des weiteren tätigen sie keine oder ausschließlich Umsätze, die für das Unternehmen umsatzsteuerfrei sind.

Ausnahmen

Ausnahme ist, wenn der Kunde im Ausland die Umsatzsteuer übernimmt und bei der zuständigen Finanzbehörde abführt. Die dafür geltenden Zeiträume sind üblicherweise das Kalendervierteljahr oder Kalenderjahr. Sie überschreiten bei Antragstellung die gesetzlichen Mindestgrenzen. Diese liegen bei jährlicher Erstattung bei einem Erstattungsbetrag von 25 Euro und 250 Euro, wenn der Unternehmer eine vierteljährliche Erstattung wünscht. Weitere Informationen liegen bei Formblitz zum Download bereit, wie z.B. ein Fahrtenbuch.