Die Mehrzahl der Geschäftsreisen ziehen sich über mehrere Tage. Damit kommen zu den Fahrtkosten die Ausgaben für Übernachtungen und Verpflegung zur Reisekostenabrechnung hinzu. Für Selbstständige, Freiberuflern und Arbeitnehmern gelten hierbei zum großen Teil dieselben Bedingungen. Sie haben die Wahl zwischen eine Abrechnung anhand von Belegen und einer pauschalen Abrechnung. Bei der belegorientierten Reisekostenabrechnung machen Reisende ihre tatsächlich angefallenen Kosten geltend. Für Selbstständige und Freiberufler gilt ausschließlich die belegorientierte Reisekostenabrechnung.

Übernachtungskosten pauschal

Arbeitnehmer können jedoch die Übernachtungskosten als Pauschalbetrag abrechnen. Liegt die regelmäßige Arbeitsstätte in einer anderen Stadt als der Wohnort des Arbeitnehmers, kann er während der ersten 48 Monate die Übernachtungskosten in unbegrenzter Höhe als Werbungskosten absetzen. Nach Ablauf der 48 Monate akzeptiert das Finanzamt bei Arbeitnehmern nur noch Übernachtungskosten bis zu einer Höhe von 1.000 Euro. Dies ist auch bei Selbstständigen und Freiberuflern möglich, wenn sie ihre Tätigkeit außerhalb vom Wohnort verrichten und am Arbeitsort übernachten. Sie sind von der 48-Monats-Frist nicht betroffen und buchen die Übernachtungskosten auf Betriebsausgaben.

Pauschalieren

Arbeitnehmer dürfen bei Außeneinsätzen die Übernachtungskosten während des Jahres im Wechsel pauschalieren oder belegorientiert abrechnen. Die derzeit aktuelle Übernachtungspauschale beträgt 20 Euro pro Tag für Reisen innerhalb Deutschlands. Bei Auslandseinsätzen gelten andere Pauschalen, die entsprechende höhere Beträge beinhalten.

Kostendeckung

Die Übernachtungspauschale deckt in der Regel nur einen Teil der Kosten, die für Übernachtungen anfallen. Arbeitnehmer lassen sich grundsätzlich Belege für die tatsächlich angefallenen Kosten geben und rechnen diese mit ihrem Arbeitgeber ab. Die Erstattung der Kosten durch den Arbeitgeber ist steuerfrei und nicht sozialversicherungspflichtig.

Selbständige

Wie bei Arbeitnehmern müssen auch bei Selbstständigen und Freiberuflern die Kosten für Übernachtungen in einem vernünftigen Verhältnis zum Nutzen stehen. Anders als bei Selbstständigen und Freiberuflern kann der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer ein Zimmer in einem Luxushotel buchen, sofern Nutzen und Kosten in einem gesunden Verhältnis zueinanderstehen.

Mehraufwand

Bei den Übernachtungskosten handelt es sich ausschließlich um die Kosten, die für die Übernachtung anfallen. Die Kosten für Frühstück, Halb- oder Vollpension sind in den Übernachtungskosten nicht enthalten. Diese kommen in den Bereich Verpflegungsmehraufwand. Die Mehrzahl der Gastronomiebetriebe bietet Zimmer mit Frühstück an. In diesem Fall zieht der Hotelgast 20 Prozent von den Hotelkosten ab. Sind Abendessen und / oder Mittagessen enthalten, bringt er jeweils weitere 20 Prozent in Abzug. Diese Regeln gelten für Arbeitnehmer, Selbstständige und Freiberufler gleichermaßen.

Infos

Ist der Arbeitgeber nicht gewillt, die Übernachtungskosten zu erstatten, kann der Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten steuerlich in Abzug bringen. Formblitz bietet Ihnen mehr Informationen zum Thema Übernachtungskosten, die zum Download bereitstehen.