Mit der Reisekostenabrechnung rechnen Reisende die Kosten ab, die ihnen im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise entstehen. Neben den Ausgaben für Fahrt, Übernachtung und Verpflegung schlagen weitere Kosten zu Buche. Kosten, die nicht zu den genannten Kostenarten zählen, gehören zu den Reisenebenkosten.

Diese Aufwendungen sind beispielsweise:

• Gebühren für die Benutzung von Autobahnen
• Mautgebühren
• Kosten für Parken
• Telefonate, die sich auf den Grund der Geschäftsreise beziehen
• Schließfachgebühren für Gepäck
• Kosten für den Gepäcktransport
• spezielle Unfallversicherung für die Geschäftsreise.

PKW

Ist der Reisende mit dem privaten PKW auf Geschäftsreise und verursacht er auf der Fahrt einen Unfall, kann er Schadensersatz als Reisenebenkosten geltend machen. Auch der Wertverlust für beschädigtes Fahrzeug und anderen Gegenständen, die er auf seiner Geschäftsreise mitnimmt, ist über die Reisenebenkosten abzurechnen.
Die Erstattung der Reisenebenkosten ist für Arbeitnehmer steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Reist der Arbeitnehmer viel, kann er seine Reise-Ausrüstung sowie Koffer oder Reisetasche steuerlich als Arbeitsmittel absetzen. Selbstständige und Freiberufler verbuchen die Reisenebenkosten als Betriebsausgaben und schmälern damit den Gewinn.

Belege

Für alle mit der Reise verbundenen Nebenkosten sind schriftliche Belege erforderlich, um die Kosten zu definieren. Es ist nicht immer möglich, Belege zu erhalten. Das gilt beispielsweise für das Parken an Parkuhren, die keine Quittungen erstellen. Hier kann der Reisende Abhilfe mit einem Eigenbeleg schaffen. Daneben sind Eintrittkarten für berufliche Veranstaltungen steuerlich absetzbar.

Reisenebenkosten summieren sich

Reisenebenkosten summieren sich schnell auf ein paar Hundert Euro, auch wenn es sich hauptsächlich um Belege mit kleinen Beträgen handelt. Reisenden sollten immer daran denken, auch Kleinbeträge summieren sich und ergeben in der Regel einen stattlichen Betrag.

R 9.8 Abs. 1 LStR 2008

Nach R 9.8 Abs. 1 LStR 2008 sowie H 9.8 LStH 2008 gehören zu den Reisenebenkosten auch Telefonate nach Hause. Das niedersächsische Finanzgericht entschied dies mit Urteil vom 02.09.2009, Aktenzeichen 7 K 2/07. Bei einer Abwesenheit von mehr als einer Woche haben Reisende die Möglichkeit, ein privates Telefongespräch von einer Dauer von 15 Minuten als Reisenebenkosten abzusetzen.

Arbeitnehmer und Selbständige

Für Arbeitnehmer, Selbstständige und Freiberufler ist es möglich, Schäden aufgrund von Diebstahl als Reisenebenkosten zu verbuchen. Das gilt sowohl für die Gegenstände, die der Reisende geschäftlich nutzt wie auch für sein persönliches Gepäck. Diese Gegenstände sind entweder mit dem Anschaffungspreis oder dem Buchwert als Reisenebenkosten zu verbuchen. Allerdings ist der Diebstahl von Geld nicht steuerlich absetzbar; es sei denn, es handelt sich um eine zweckbestimmte Summe für diese Geschäftsreise.

Infos zum Thema

Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie als Download auf der Website von Formblitz.