Die Kosten für Geschäftsreisen gehen zu Lasten des Unternehmens, das seinen Mitarbeiter beauftragt, Geschäftsvorgänge in einem anderen Ort zu vollziehen. Zu den Reisekosten gehören neben den Fahrtkosten auch die Kosten für Unterkunft, Verpflegung und verschiedene notwendige Auslagen.

Verkehrsmittel

Dem Reisenden steht es frei, das geeignete Verkehrsmittel für seine Geschäftsreise zu wählen. In der Regel bucht das Unternehmen die Tickets für Bahnreisen und Flugreisen. Die Rechnung dafür stellen Bahn und Airlines dem Unternehmen in Rechnung. Streckt der Reisende die Kosten für das Verkehrsmittel vor, rechnet er bei Rückkehr mit dem Unternehmen die Reisekosten ab. Bei Fahrten mit dem privaten PKW legt er bei der Abrechnung die Kilometerpauschale von derzeit 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer zugrunde. Der Nachweis über die abzurechnenden Kilometer erfolgt in der Reisekostenabrechnung oder im Fahrtenbuch. Nimmt der Reisende in seinem Fahrzeug weitere Mitarbeiter des Unternehmens mit, erhöht sich die Kilometerpauschale um 0,02 Euro je Insasse.

Aufwendungen

Zu den Reisekosten zählen ebenfalls die Aufwendungen für Übernachtungen. Hier gelten die tatsächlichen Übernachtungskosten ohne Frühstück und anderen Nebenkosten wie Minibar oder Garage. Als Nachweis gilt der Beleg des Gastronomiebetriebes. Kosten für Telefongespräche, Taxifahrten, Maut, sowie weitere Auslagen, die sich auf den Reisegrund beziehen, gehören zu den Reisenebenkosten. Für jede Auslage lassen sich Geschäftsreisende Belege geben, die sie der Reisekostenabrechnung als Nachweis beifügen. Diese Regel bezieht sich ebenfalls auf den Mehraufwand für Verpflegung sowie Geschäftsessen.

Geschäftsreisen

Die Reisekosten, welche der Reisende auf seiner Geschäftsreise verauslagt, erstattet der Arbeitgeber. Die Erstattung der Reisekosten ist für den Reisenden steuerfrei gemäß § 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG. Der Reisende darf bei seiner Steuererklärung die vom Arbeitgeber erstatteten Kosten nicht mehr als Werbungskosten aufführen; siehe hierzu § 3 Abs. EStG. Mehr Infos zu diesem Thema stehen für Sie bei Formblitz zum Download bereit.
Ist die Geschäftsreise keine Reise, die sich über einen längeren Zeitraum hinzieht, sondern eine Tagesreise, gelten andere Bestimmungen. Auch für Termine außerhalb des Unternehmens bestimmt der Reisende die Form des Verkehrsmittels.

Mehrtägige Reise

Die Abrechnung der Fahrtkosten entspricht der für mehrtägige Reisen. Den Verpflegungsaufwand rechnet der Reisende entweder mit Originalbelegen ab oder pauschal. Bei einer pauschalierten Abrechnung kommen seit Januar 2014 zwei Möglichkeiten in Betracht. Diese sind die Pauschale für eine Reise von mehr als acht Stunden und die Pauschale einer Reise ab einer Abwesenheit von 24 Stunden.
Auch bei „kleinen“ Reisen sind Belege für Ausgaben wie Taxi, Telefongespräche, Parkgebühren mit Originalbelegen nachzuweisen. Die Reisekostenabrechnung erfolgt wie oben erwähnt; die Belege sind im Original der Abrechnung beizufügen.