Wie das Finanzamt die Abrechnung der Reisekosten bewertet, hängt vom Anlass der Geschäftsreise ab. Ausschließlich die Kosten, welche Selbstständige und Freiberufler für die Reise aufwenden, sind über Betriebsausgaben zu verbuchen, die mit der Geschäftsreise in Verbindung stehen. Der Gesetzgeber gab mit der Reisekostenreform im Jahr 2014 neue Regeln vor.
Neuerungen
Zu den Neuerungen gehören die Pauschalbeträge für Verpflegung. Diese sind seit Januar 2014 nur noch mit zwei Pauschalen vertreten (bis Dezember 2013 waren es drei Pauschalen). Die neuen Pauschalbeträge gliedern die Abwesenheit von zu Hause von 8 bis 24 Stunden mit 12 Euro und ab 24 Stunden mit 24 Euro. Für den An- und Abreisetag kommen gesondert 12 Euro pauschal in Betracht.
Übernachtungen
Für die Kosten der Übernachtung erhalten Gäste in der Regel eine Quittung oder eine Rechnung. Während auf der Rechnung die gesetzliche Umsatzsteuer von 7 % separat aufgeführt ist, ist dies bei Quittungen häufig nicht der Fall. Selbstständige und Freiberufler können jedoch die Umsatzsteuer herausrechnen und diese als Vorsteuer behandeln.
Die Mehrzahl der Hotels bieten als gängigste Art Übernachtung mit Frühstück an. Aus den Übernachtungskosten sind die Kosten für Frühstück, Mittagessen und Abendessen herauszurechnen. Die für Speisen und Getränken übliche Umsatzsteuer beträgt 19 %, welche als Vorsteuer abziehbar ist. Die Kosten für Verpflegung sind der tatsächlichen Höhe aus der Pauschale für Service herauszurechnen.
Reisende haben jedoch die Möglichkeit, verschiedene Service-Pauschalen in einem Betrag zusammenzufassen. In diesen Bereich fallen beispielsweise
• Parkgebühren,
• Kosten für Kommunikation,
• Gepäcktransport sowie
• verschiedene, vom Hotel angebotenen Dienstleistungen.
Service-Pauschale
Aus der Service-Pauschale sind die Kosten herauszurechnen, die zu den privaten Leistungen zählen. Dazu gehören private Telefonate, Minibar, Nutzen von Massagen oder Pay-TV. Ist der Betrag für die privaten Leistungen nicht exakt zu ermitteln, sieht das Finanzamt die gesamte Service-Pauschale als Privatleistung an. Damit ist weder das Verbuchen dieser Kosten als Betriebsausgaben noch der Vorsteuerabzug möglich.
Die Vorsteuer ist aus den tatsächlich entstandenen Kosten herauszurechnen. Die Rechnung muss auf den Reisenden oder sein Unternehmen ausgestellt sein. Bei Beträgen unter 150 Euro ist es nicht notwendig, die Umsatzsteuer separat auszuweisen. Diese errechnet der Selbstständige oder Freiberuflicher nach den aktuell gültigen Umsatzsteuersätzen.
Fahrtkosten
Übernimmt der Kunde die Fahrtkosten, muss der Reisende die Originalbelege nicht herausgeben. Er schreibt dem Kunden eine Rechnung und fügt Kopien der Belege bei. Die Reisenebenkosten kann der Reisende, wenn er sie selbst bezahlt, über Betriebsausgaben verbuchen und die Umsatzsteuer absetzen. Ansonsten führt er sie in der Rechnung auf.