Bei einer Prüfung durch das Finanzamt ist eine ordentlich geführte Buchhaltung vorteilhaft. Dazu gehört auch eine korrekte Verbuchung der Reisekosten. Die Mehrzahl der Unternehmer und Freiberufler nutzen für ihre Buchhaltung der Kontenrahmen SKR 03, einige den Kontenrahmen SKR 04.
Kontenrahmen
Welchen Kontenrahmen der Unternehmer oder Freiberufler nutzt, ist nicht relevant. Wichtig ist, die Buchungen im richtigen Bereich zu tätigen. Beispielsweise sind beim Kontenrahmen SKR 03 in der Kontenklasse 4 die „betrieblichen Aufwendungen“ enthalten. Die Kontengruppe 46 beinhaltet die Reisekosten sowohl für Unternehmer als auch Arbeitnehmer. Beim Kontenrahmen SKR 04 bestimmt die Kontenklasse 6 die „betrieblichen Aufwendungen“ und beinhaltet die Reisekosten ab Kontengruppe 66.
Freiberufler und Unternehmer
Unternehmer und Freiberufler haben die Möglichkeit, die Verpflegungspauschale und die Bewirtungskosten mit 70 % als Betriebsausgaben zu verbuchen. Die restlichen 30 % verbucht er als Privateinlage. Ist der Unternehmer mehrere Tage unterwegs, kann er sich mit seinen Geschäftspartnern wechselseitig bewirten.
Übernachtung
Für die Übernachtung kann der Unternehmer oder Freiberufler ausschließlich die tatsächlich entstandenen Kosten verbuchen. Für die Kosten hat er entweder eine Rechnung oder einen entsprechenden Beleg des Gastronomiebetriebes. Wichtig ist die Rechnungsausstellung, die ausschließlich auf den Namen des Gastes lauten muss. Reist dieser mit seiner Ehefrau, darf die Rechnung nicht auf Eheleute oder Herrn und Frau adressiert sein.
Verpflegung
Sowohl für den Verpflegungsaufwand als auch für die Übernachtung ist die Umsatzsteuer gemäß § 15 UStG vollständig als Vorsteuer abziehbar, sofern der Unternehmer der Adressat der Rechnung ist. Diese Angabe ist nicht notwendig, sofern die Rechnung nicht mehr als 150 Euro ausmacht.
Bei Rechnungen von Gastronomiebetrieben ist Folgendes zu beachten:
• Übernachtungen unterliegen dem Umsatzsteuersatz von 7 %;
• Verpflegung und andere Leistungen wie Verpflegung haben den Umsatzsteuersatz von 19 %.
Weitere Leistungen
Der Hotelgast achtet darauf, dass auf der Rechnung die Leistungen entsprechend den Umsatzsteuersätzen getrennt aufgeführt sind. Beispielsweise haben neben den Kosten für Übernachtung auch weitere Leistungen wie Telefon, Fernseher, Schuhputzautomaten, Weckdienst und Zimmersafe den Umsatzsteuersatz von 7 %.
Steuersatz
Dagegen enthalten Verpflegung, Nutzen von Kommunikationsmittel, Pay-TV, Minibar, Gepäcktransport und andere, nicht mit der Beherbergung in direktem Zusammenhang stehende Leistungen den Steuersatz von 19 %.
Tagungsräume
Dieser Steuersatz kommt auch dann zum Tragen, wenn Tagungsräume angemietet werden. Ausnahmen lässt der Gesetzgeber beim Verbuchen der Kosten für Business-Package zu. Die Servicepauschale kann in Höhe von 20 % der Summe der Hotelrechnung steuerlich angesetzt werden. Eine Differenzierung der Leistungen im Einzelnen ist nicht notwendig.