Unter Fahrtkosten sind Reisekosten, die man nicht mit der Pendlerpauschale verwechseln darf. Wann diese Kosten als Fahrtkosten zu bewerten sind, hängt von verschiedenen Voraussetzungen ab. In der Regel gelten Fahrtkosten als Reisekosten, wenn es sich um berufliche Reisen handelt. Diese Kosten entstehen Freiberuflern, Selbstständigen und Arbeitnehmern, bei Letztgenannten als Bevollmächtigte ihres Arbeitgeber für eine definierte Tätigkeit, in Verbindung mit Geschäftsreisen.

Abzugsfähig

Als Fahrtkosten ist die Reise mit dem eigenen Fahrzeug abzugsfähig ebenso wie die Fahrt mit einem privaten, aber geliehenen Fahrzeug. Auch die Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln zählen zu den Fahrtkosten, die steuerlich als solche absetzbar sind.
Nicht absetzbar dagegen ist die Reise mit einem Firmenfahrzeug oder die Fahrt von der Wohnung zur regelmäßigen Arbeitsstätte und zurück. Diese Fahrten fallen unter die Pendlerpauschale, bei der lediglich die einfache Entfernung steuerlich absetzbar ist. Dabei ist es nicht relevant, wie oft der Arbeitnehmer diese Entfernung zurücklegt.

Öffentliche Verkehrsmittel

Reist der Arbeitnehmer ausschließlich mit öffentlichen Verkehrsmitteln, gibt er bei seiner Steuererklärung die Kosten gemäß den Tickets an. Führt er die Fahrten mit dem privaten PKW durch, ermittelt er die Kosten für die dienstlichen Fahrten anhand eines Fahrtenbuchs und berechnet das Verhältnis. In dem errechneten Verhältnis macht er die Kosten für Benzin, Kfz-Steuer, Versicherung und anderen Kosten wie Verschleiß bei der Steuererklärung geltend.

Beträge

Kilometerpauschale

Die andere Möglichkeit ist die Pauschalierung. Hier setzt der Steuerpflichtige je gefahrenen Kilometer 0,30 Euro an. Nimmt er Arbeitskollegen regelmäßig mit, erhöht sich die Pauschale um 0,02 Euro je Person und gefahrenen Kilometer. Bei der Pauschalierung zählen ausschließlich die gefahrenen Kilometer. Weitere Kosten wie Kfz-Versicherung oder Kfz-Steuer nicht anteilsmäßig zu berechnen; diese Kosten sind mit der Pauschale abgegolten.

Motorrad

Bei Fahrten mit dem Motorrad, Motorroller, Moped oder Mofa sowie Fahrrad verringert sich die Pauschale. Für Arbeitnehmer ist die Pauschalierung einfacher und praktischer als das Führen eines Fahrtenbuchs.

Erstattung

Arbeitnehmer erhalten in der Regel die Kosten vom Arbeitgeber erstattet. Ist eine Erstattung durch den Arbeitgeber nicht möglich, gehören diese Kosten in den Bereich Werbekosten bei der Steuererklärung. Bei einer anteiligen Kostenübernahme durch den Arbeitgeber machen Arbeitnehmer den Differenzbetrag steuerlich geltend. Selbstständige und Freiberufler buchen die Ausgaben für Geschäftsreisen auf Betriebsausgaben und schmälern damit ihren zu versteuernden Gewinn. Zwar ist eine GmbH ein Unternehmen; die Geschäftsführer gelten steuerlich jedoch als Arbeitnehmer.

Infos und Muster

Weitere Hinweise über das Thema Fahrtkosten, auch über die Pauschalen für alle Fahrzeuge finden Sie auf Formblitz. Bei Formblitz stehen Ihnen diese Informationen als Download zur Verfügung.