Aufwendungen, die im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen, sind nach § 4 Abs. 4 EStG Betriebsausgaben. Diese fallen im Zusammenhang mit Einnahmen aus selbstständiger oder freiberuflicher Arbeit an. Betriebsausgaben sind von den Einkünften abzuziehen; das Ergebnis stellt den Gewinn dar.

Zu den Betriebsausgaben gehören beispielsweise

• Büromaterial,
• Kommunikationskosten wie Telefon, Internet,
• Porto,
• Reisekosten,
• notwendige betriebliche Weiterbildungen.

Gesetzgeber entscheidet

Welche Betriebskosten für das einzelne Unternehmen infrage kommen, überlässt der Gesetzgeber dem Unternehmen. Findet das Finanzamt jedoch ein Missverhältnis von Erfolg und Aufwand, tritt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG in Kraft. Dieser Paragraf regelt den Begriff „Gewinn“ im Allgemeinen.

Kosten

Bei Geschäftsreisen fallen Kosten an, die mit der beruflich orientierten Reise in Verbindung stehen. Diese Reisekosten hat der Reisende mit Quittungen wie Fahrtenbuch, Fahrkarten, Hotelrechnungen und Schriftverkehr zu belegen.

Absetzen

Nicht als Betriebskosten absetzbar sind Kosten, die in den Privatbereich des Unternehmers fallen. Ebenfalls nicht abzugsfähig sind Geldstrafen und die Kosten für eine Erstausbildung des Steuerpflichtigen. In den §§ 4 Abs. 4a und 5 EStG legt der Gesetzgeber die Betriebsausgaben fest, die nur zum Teil abzugsfähig sind. Dazu zählt neben den Mehraufwendungen bei Geschäftsreisen der finanzielle Aufwand für ein häusliches Arbeitszimmer.

Lohnsteuer

Die Reisekosten im Sinne der Lohnsteuer-Richtlinien sind die Kosten, welche aufgrund der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entstehen. Seit Januar 2014 gelten für Reisetätigkeiten im Inland Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand, sofern keine Einzelbelege vorhanden sind. Die Pauschbeträge beziehen sich auf eine Abwesenheit des Reisenden von zuhause von mehr als acht Stunden und mehr als 24 Stunden.

Stundeneinteilung

Der Verpflegungsmehraufwand ist bis zur Höhe des steuerlichen Pauschbetrages für den Reisenden steuerfrei. Der Arbeitgeber oder Freiberufler kann diese Kosten steuerlich absetzen und damit seinen Gewinn schmälern. Er kann jedoch höchstens bei einer Abwesenheit von

• 8 bis 14 Stunden 6 Euro
• ab 14 Stunden 12 Euro und
• ab 24 Stunden 24 Euro

als Betriebskosten verbuchen und steuerlich geltend machen. Bei mehrtägigen Reisen stehen dem Reisenden 12 Euro pro Tag als Verpflegungspauschale zu.
Der Unternehmer verbucht die Reisekosten entsprechend. Im Sachkontenrahmen 03 stehen diese Sachkonten in der Kontenklasse 4 (Werbe-und Reisekosten) im Kontenplan SKR04 in der Kontenklasse 6 (Reisekosten). Arbeitnehmer, welche über mehrere Monate für den Arbeitgeber an einem anderen Ort arbeiten, haben die Möglichkeit, in den ersten drei Monaten ihrer auswärtigen Tätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen geltend zu machen. Mehr Informationen zu Reisekosten finden Sie bei Formblitz. Hier liegt auch das Formular für eine Reisekostenabrechnung für Sie zum Download bereit.