Aufwendungen, die im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen, sind nach § 4 Abs. 4 EStG Betriebsausgaben. Diese fallen im Zusammenhang mit Einnahmen aus selbstständiger oder freiberuflicher Arbeit an. Betriebsausgaben sind von den Einkünften abzuziehen; das Ergebnis stellt den Gewinn dar.
Zu den Betriebsausgaben gehören beispielsweise
• Büromaterial,
• Kommunikationskosten wie Telefon, Internet,
• Porto,
• Reisekosten,
• notwendige betriebliche Weiterbildungen.
Gesetzgeber entscheidet
Welche Betriebskosten für das einzelne Unternehmen infrage kommen, überlässt der Gesetzgeber dem Unternehmen. Findet das Finanzamt jedoch ein Missverhältnis von Erfolg und Aufwand, tritt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG in Kraft. Dieser Paragraf regelt den Begriff „Gewinn“ im Allgemeinen.
Kosten
Bei Geschäftsreisen fallen Kosten an, die mit der beruflich orientierten Reise in Verbindung stehen. Diese Reisekosten hat der Reisende mit Quittungen wie Fahrtenbuch, Fahrkarten, Hotelrechnungen und Schriftverkehr zu belegen.
Absetzen
Nicht als Betriebskosten absetzbar sind Kosten, die in den Privatbereich des Unternehmers fallen. Ebenfalls nicht abzugsfähig sind Geldstrafen und die Kosten für eine Erstausbildung des Steuerpflichtigen. In den §§ 4 Abs. 4a und 5 EStG legt der Gesetzgeber die Betriebsausgaben fest, die nur zum Teil abzugsfähig sind. Dazu zählt neben den Mehraufwendungen bei Geschäftsreisen der finanzielle Aufwand für ein häusliches Arbeitszimmer.
Lohnsteuer
Die Reisekosten im Sinne der Lohnsteuer-Richtlinien sind die Kosten, welche aufgrund der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entstehen. Seit Januar 2014 gelten für Reisetätigkeiten im Inland Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand, sofern keine Einzelbelege vorhanden sind. Die Pauschbeträge beziehen sich auf eine Abwesenheit des Reisenden von zuhause von mehr als acht Stunden und mehr als 24 Stunden.
Stundeneinteilung
Der Verpflegungsmehraufwand ist bis zur Höhe des steuerlichen Pauschbetrages für den Reisenden steuerfrei. Der Arbeitgeber oder Freiberufler kann diese Kosten steuerlich absetzen und damit seinen Gewinn schmälern. Er kann jedoch höchstens bei einer Abwesenheit von