Viele Arbeitgeber legen Wert auf die Weiterbildung ihrer Belegschaft. Verschiedene Schulen und Institute bieten firmenspezifische Schulungen an, die auch teilweise in der Freizeit des Arbeitnehmers stattfinden. Die Lehrgangskosten teilen sich in der Regel Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Findet die Schulung außerhalb des Wohnortes des Arbeitnehmers statt, kann er die Kosten für Fahrt und Verpflegung entsprechend den geltenden Richtlinien für Reisekosten geltend machen.

Arbeitsagentur

Die Reisekosten rechnen Arbeitnehmer entweder direkt mit ihrem Arbeitgeber ab oder, wenn die Arbeitsagentur den Lehrgang fördert, mit der Agentur für Arbeit. Bezahlt der Arbeitnehmer den Lehrgang selbst, kann er die Lehrgangsgebühren sowie Fahrt- und Verpflegungskosten über die Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend machen.
Nicht nur Arbeitnehmer bilden sich weiter, auch Selbstständige und Freiberufler müssen stets auf dem neuesten Stand sein. Ärzte beispielsweise reisen zu Kongressen, Rechtsanwälte bilden sich als Notar weiter und andere Berufszweige haben ebenfalls verschiedene Möglichkeiten, sich weiterzubilden.

Weiterbildungsmaßnahmen

Die Kosten, die für Weiterbildungsmaßnahmen entstehen, buchen Selbstständige auf den Kontenbereich Betriebsausgaben, der sich in der Regel in der Kontenklasse 4 befindet. Aufwendungen für Fahrt und Verpflegung buchen sie ebenfalls in der Kontenklasse 4 auf das Konto Reisekosten.

Lehrgangskosten

Bei den Lehrgangskosten achten sie darauf, ob diese Umsatzsteuer enthalten. Viele Lehrgangsträger sind von der Umsatzsteuer befreit. In diesem Fall ist es nicht statthaft, die Umsatzsteuer als Vorsteuer aus den Gebühren herauszurechnen.
Zu den Betriebsausgaben zählen ebenfalls die Aufwendungen, die Freiberufler und Selbstständige für Fachliteratur ausgeben. Sowohl für die Weiter- oder Fortbildung und der Fachliteratur muss der tatsächliche Bezug zum Unternehmen oder der freiberuflichen Tätigkeit vorhanden sein.

Prüfungsgebühren

Endet der Lehrgang mit einer Prüfung, sind die Prüfungsgebühren ebenfalls als Betriebsausgabe zu buchen; allerdings brutto für netto, also ohne das Herausrechnen der Umsatzsteuer.

Fernstudium

Nimmt der Selbstständige oder Freiberufler an einem Fernstudium teil, kann er die Seminarkosten sowie alle mit dem Lehrgang in Zusammenhang stehenden Aufwendungen als Betriebsausgaben verbuchen. Dazu zählen auch Bücher und Lehrgangsmittel, die für den Lehrgang notwendig sind.

Fachliteratur

Zur Fachliteratur gehören neben Wirtschaftszeitungen auch Bücher, welche Freiberufler für ihre Arbeit benötigen. Beispielsweise kommen Rechtsanwälte ohne Gesetzbücher und Kommentaren zu Gesetzen nicht aus. Dazu ist die Thematik zu umfangreich. Die Anschaffung dieser Bücher gehört zur Fachliteratur, weshalb die Aufwendungen in den Bereich Betriebsausgaben fallen. Die Umsatzsteuer für Bücher beträgt 7 %.
Nicht zu den Fortbildungskosten zählen die Kosten, die dem Unternehmer oder Freiberufler entstehen, wenn er eine berufsfremde Weiterbildung macht. Diese Kosten sind Sonderausgaben und deshalb nicht als Betriebsausgaben zu verbuchen.
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