Eine Dienstreise ist im weitesten Sinne identisch mit einer Geschäftsreise, nur, dass an einer Dienstreise ausschließlich Arbeitnehmer beteiligt sind. Zu Dienstreisen gehören neben den Fahrten zu Lieferanten und Kunden auch die Reisen zu Messen, Ausstellungen, Seminaren, Fortbildungen. Für Lehrkräfte sind Klassenfahrten ebenfalls Dienstreisen; für Wissenschaftler sind es Forschungsreisen.

Dienstreisen

Wie alle Reisen sind auch Dienstreisen mit Kosten verbunden. Üblicherweise regeln Betriebsvereinbarungen sowie Tarif- und Kollektivverträge die Erstattung der Reisekosten. Die Kosten für dienstlich veranlasste Reisen erhalten Arbeitnehmer vom Arbeitgeber in vollem Umfang erstattet. Anders ist die Reglung im öffentlichen Dienst. Hier gelten festgeschriebene Tagessätze; weitergehende Kosten sind mit Originalbelegen einzureichen und werden in der Regel auch erstattet.

Erstattung

Für Dienstreisen erstatten Arbeitgeber die Kosten für Bahnfahrten zweiter Klasse. Unterschiedlich ist jedoch die Erstattung bei Fahrten mit dem Privatfahrzeug und Flugreisen. Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, von ihrem Arbeitgeber für die voraussichtlich anfallenden Kosten einen Reisekostenvorschuss zu verlangen.
Für Arbeitnehmer im öffentlichen regelt die Erstattung der Reisekosten das Bundesreisekostengesetz oder die Reisekostengesetze, die in den einzelnen Bundesländern gelten. Reisen Freiberufler im Auftrag eines Auftraggebers rechnen sie ihre Reisekosten entsprechend der gesetzlich verankerten Gebührenordnung ab.

Differenzierung

Die Differenzierung zwischen Fahrtätigkeit, Wechsel der Einsatzorte und Dienstreisen entfällt mit der Lohnsteuerrichtlinie 2008. Die Begriffe hat der Gesetzgeber unter dem Einheitsbegriff „Auswärtstätigkeit“ zusammengefasst. Mit Beschluss des Großen Senats im Bundesfinanzhof vom 21.09.2009 wurde das Aufteilungsverbot aufgehoben. Damit ist eine getrennte Aufteilung der Aufwendungen für die Hinfahrt und Rückreise möglich.
Nicht enthoben von ihren Pflichten sind Unternehmen, die ihre reisenden Beschäftigten zu unterweisen haben. Die Unterweisungspflicht ergibt sich aus § 3 ArbSchG sowie der Vorschrift BGV A1 der Berufsgenossenschaften. Die bei der Unterweisung beinhalteten Sicherheitsregeln sind schriftlich zu dokumentieren. Damit soll die Reisesicherheit gewährt werden.

Öffentlicher Dienst

Im öffentlichen Dienst hat der Antrag auf Vergütung der Reisekosten schriftlich oder elektronisch zu erfolgen. Dabei ist die Frist von sechs Monaten zu beachten, die ab Ende der Dienstreise beginnt. Maßgebend ist hierbei der § 3 Abs. 1 BRKG. Hat der Reisende die Frist versäumt, verfällt der Anspruch auf Reisekostenvergütung. Der Reisenden hat bei der Reisekostenabrechnung alle Originalbelege beizulegen und einzureichen.

Download bei Formblitz

Das Tagegeld orientiert sich an den gesetzlichen Pauschalen für In- und Ausland. Dauert die Dienstreise länger als 14 Tage und ist der Reisende während und nach dieser Zeit am selben Ort, verringert sich das Tagegeld um 50 Prozent gemäß § 8 BRKG. Welche Paragrafen und Richtlinien noch bei Dienstreisen für Angestellte und Beamten im öffentlichen Dienst greifen, erfahren Sie bei Formblitz. Hier stehen weitere Informationen zum Download zu Verfügung.